Print E-mail
Edisi - Juni 2011
Wednesday, 22 June 2011 09:34

Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri

Dubes Budi Bowoleksono, Sekretaris Jenderal Kemlu RI
Ketua  Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kemlu RI

SEJALAN Perpres No.81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, Kementerian Luar Negeri (Kemlu) tengah menyusun Dokumen Usulan dan Road Map Reformasi Birokrasi Kemlu sebagai syarat kepesertaan Kemlu dalam Reformasi Birokrasi Nasional. Sebagai prasyarat penyerahan Dokumen Usulan dan Road Map tersebut, pada 10 Mei 2011 Menlu telah menyerahkan Dokumen Peringkat Jabatan Kemlu yang berisi Analisa Jabatan, Evaluasi Jabatan dan Peringkat Jabatan (Job Grading) kepada Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi untuk divalidasi oleh KemenPAN & RB dan Badan Kepegawaian Nasional (BKN).

Bagi Kemlu, Program Reformasi Birokrasi merupakan kelanjutan dan perluasan Program Benah Diri yang telah dicanangkan Kemlu sejak tahun 2001. Dalam Program Benah Diri, terdapat 3 (tiga) pilar utama, yaitu restrukturisasi, budaya kerja (3T 1A) dan pembenahan profesi. Melalui kepesertaan Kemlu dalam Reformasi Birokrasi Nasional, Kemlu mempunyai komitmen dalam melakukan pembenahan yang lebih luas untuk menciptakan sistem birokrasi yang lebih baik.

Untuk mengetahui apa dan bagaimana Reformasi Birokrasi Kemlu, Tabloid Diplomasi berkesempatan melakukan wawancara khusus dengan Sekretaris Jenderal Kemlu RI, Budi Bowoleksono, selaku Ketua Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kemlu RI. Berikut ini adalah petikan wawancara tersebut:

Apa respon Bapak ketika pertama kali mendengar kata “Reformasi Birokrasi”?
Adanya suatu persoalan yang perlu dihadapi, ditanggapi dan diatasi. Reformasi birokrasi adalah sesuatu yang bersifat mendasar, signifikan dan substansial, bukan sesuatu yang kecil atau kosmetik semata. Reformasi birokrasi adalah juga sebuah upaya/pekerjaan positif yang memerlukan daya, waktu dan dana.

Awalnya birokrasi merupakan hal yang positif, yaitu sebagai sebuah metode organisasional yang rasional dan efisien, khususnya dalam menopang postur organisasi yang besar seperti pemerintahan. Tapi saat ini tampaknya sistem birokrasi mengalami pergeseran rasa dan makna dan diidentikan sebagai sesuatu yang negatif dan tidak efisien, apa pandangan Bapak terhadap hal tersebut?

Birokrasi itu tetap sesuatu yang positif, berguna dan diperlukan, walaupun dalam keadaan yang paling minim. Sekarang ini tuntutan atau harapan publik terhadap pelayanan birokrasi terus meningkat, mereka menghendaki pelayanan birokrasi yang lebih cepat, berkualitas, akuntabel dan transparan. Tuntutan/harapan publik itu ternyata lebih cepat dibanding kemampuan birokrasi dalam merespon hal-hal tersebut. Oleh karena itu diperlukan suatu upaya khusus dari birokrasi untuk mengikuti perkembangan yang ada, agar terhindar dari stigma negatif.

Menurut Bapak bagaimana sistem birokrasi di Kemlu, apa saja kelebihan yang dimiliki dan apa saja yang menjadi tantangan birokrasi Kemlu kedepan?

Secara umum, Kemlu lebih baik dari banyak instansi lain, karena kualitas SDM-nya memiliki pengalaman kerja yang kaya dan beragam yang merupakan hasil dari interaksi intensif dengan berbagai negara, terutama negara maju. Namun justru karena ekspektasi dan standar yang tinggi pegawai Kemlu, kita menyadari bahwa Kemlu masih perlu melakukan banyak perbaikan. Di sisi lain, Kemlu tidak bisa berjalan sendiri dan tetap merupakan bagian dari Pemerintah RI yang memiliki kendala sumber daya, baik tenaga, anggaran, waktu dan berbagai peraturan dan ketentuan nasional.

Tantangan utama bagi Kemlu adalah tingkat mutasi yang tinggi, di mana hal ini memunculkan permasalahan padakesinambungan/keberlanjutan suatu kebijakan hingga pada tahap implementasinya serta adanya kesulitan dalam membangun institutional memory.

Sehubungan dengan tingkat mutasi pegawai yang tinggi tersebut, bagaimana pandangan Bapak terhadap sistem pengelolaan kekayaan pengetahuan (intellectual assets) atau Knowledge Management di Kemlu?

Knowledge Management memang merupakan kunci bagi organisasi dengan tingkat mutasi yang tinggi seperti di Kemlu. Sebagai upaya untuk menjamin adanya institutionalized memory diperlukan suatu budaya kerja yang khusus, di mana setiap pegawai Kemlu harus membiasakan diri melakukan pencatatan, pendataan, penataan kearsipan serta secara aktif melakukan knowledge sharing agar pengetahuan tidak saja tersimpan dalam organisasi, namun juga menyebar secara dinamis antar pegawai Kemlu. Kemlu perlu membangun sarana pendukung, seperti sistem pencatatan, pendataan dan penataan kearsipan berikut perangkat-perangkatnya sebagai bagian dari pemberdayaan arsiparis. Melalui Reformasi Birokrasi, saat ini sedang dipertimbangkan perlunya jasa konsultan profesional untuk membantu mengidentifikasi dan merancang kebutuhan Knowledge Management di Kemlu.

Pelaksanaan Reformasi Birokrasi merupakan pekerjaan berat yang memerlukan tenaga, waktu dan biaya yang tidak sedikit. Dengan investasi yang besar itu tentunya pelaksanaan Reformasi Birokrasi ini diharapkan berkontribusi positif pada substansi kerja Kemlu. Menurut Bapak apa bentuk kontribusi positif Reformasi Birokrasi dalam mengatasi isu dan tantangan yang dihadapi oleh Kemlu?

Sekecil apapun upaya perbaikan itu, pasti berkontribusi positif pada kinerja. Dalam hal ini, Kemlu telah memiliki modal awal berupa Program Benah Diri yang telah dilaksanakan sejak tahun 2001. Namun demikian Reformasi Birokrasi Kemlu sekarang ini memiliki cakupan yang lebih besar dan lebih luas.

Program Benah Diri Kemlu hanya mencakup tiga area perubahan, yaitu; 1) Pembenahan Organisasi (Struktur Kemlu berdasarkan pada pendekatan kawasan dan Struktur Perwakilan berdasarkan pada pendekatan fungsi); 2) Pembentukan Budaya Kerja (3T1A); dan 3) Pembangunan Kapabilitas dan Profesionalisme (JFD dan HOC/BPKRT).

Sedangkan dalam Reformasi Birokrasi Kemlu ada sembilan program besar yang cukup spesifik, yaitu; Manajemen Perubahan; Penataan Peraturan Perundang-undangan; Penataan dan Penguatan Organisasi; Penataan Tatalaksana; Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur; Penguatan Pengawasan; Penguatan Akuntabilitas Kinerja; Penguatan Kualitas Pelayanan Publik; dan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan.
Diperlukan dukungan SDM yang reformis dan perencanaan yang matang untuk mengamankan proses Reformasi Birokrasi di Kemlu, agar kita konsisten melakukan kegiatan-kegiatan serta menganggarkan kebutuhan Reformasi Birokrasi Kemlu.
 
Reformasi itu identik dengan dilakukannya suatu perubahan ke arah yang lebih baik. Menurut Bapak sejauh manakah perubahan itu diperlukan di Kemlu, baik yang berupa non-fisik seperti sistem, proses dan budaya kerja maupun yang berupa fisik seperti fasilitas gedung, fasilitas kerja, dan sebagainya.

Antara fasilitas kerja/perkantoran yang baik dengan budaya kerja positif, situasinya itu seperti perumpamaan “antara telur dan ayam, mana yang lebih dulu”. Pada dasarnya kinerja yang maksimal akan sulit dicapai tanpa adanya fasilitas yang memadai. Sebaliknya, fasilitas kerja dan perkantoran yang canggih serta modern, tidak akan ada manfaatnya sama sekali jika tidak didukung dengan budaya kerja yang baik.

Untuk dapat menciptakan budaya kerja yang baik, diperlukan suatu keteladanan dari setiap unsur pimpinan, baik pimpinan di tingkat Eselon IV, III dan II, hingga Eselon I dan Pimpinan Tertinggi di Kementerian/Lembaga. Guna menghindari debat kusir atau polemik, rasanya Kemlu perlu mengupayakan kedua hal tersebut secara simultan, dimana fasilitas perkantoran maupun budaya kerja tersebut keduanya dikembangkan secara bersamaan.
 
Terkait dengan Leadership yang Bapak sampaikan, Kepemimpinan seperti apakah yang Bapak harapkan untuk dimiliki oleh para pemimpin di setiap lini Kemlu untuk mendukung keberhasilan Kemlu? Upaya-upaya apa saja yang dilakukan untuk mencapai kepemimpinan yang diharapkan tersebut.
Kepemimpinan yang diharapkan dimiliki oleh para pemimpin di setiap lini Kemlu adalah keteladanan, berorientasi pada aksi, mampu menciptakan/menumbuhkan iklim kerjasama tim, integritas yang tinggi, hands on serta komunikatif dan dapat membangun hubungan interpersonal dengan bawahan. Dan dalam organisasi dengan tingkat mutasi yang tinggi, disadari perlunya sebuah sistem pengkaderan dan pelatihan kepemimpinan yang lebih terstruktur/sistemik.

Apa harapan Bapak terhadap segenap pejabat/pegawai Kemlu dalam menyikapi Reformasi Birokrasi di Kemlu?
Program Reformasi Birokrasi Kemlu ini merupakan kesempatan bagi kita semua untuk membenahi diri secara fundamental. Oleh karena itu Program Reformasi Birokrasi Kemlu ini harus menjadi milik dan pekerjaan kita bersama di semua lini.

Reformasi  Birokrasi berarti juga perbaikan sarana dan prasarana di lingkungan kerja Kemlu, apa pandangan dan program kerja Bapak terkait hal ini?
Yang utama adalah adanya kesadaran dan pengakuan adanya kelemahan, kekurangan dan kesalahan. Selanjutnya yang kedua, adalah melakukan identifikasi secara rinci hingga ke inti permasalahan yang ada. Ketiga, adalah membuat perencanaan secara matang disertai dengan langkah-langkah konkrit agar setiap permasalahan yang ada dapat diatasi secara baik dengan segala keterbatasan yang ada. Untuk beberapa permasalahan yang kronis, hal ini memang tidak mudah, sehingga perlu diiringi dengan pengelolaan ekspektasi seluruh pegawai Kemlu agar tetap konstruktif ditengah upaya perbaikan-perbaikan yang dilakukan.

Apa pandangan Bapak mengenai remunerasi dalam konteks Reformasi Birokrasi Kemlu secara keseluruhan?
Remunerasi atau yang lebih tepatnya ‘Tunjangan Kinerja’ hanya merupakan salah satu elemen dari Reformasi Birokrasi Kemlu. Pemberian remunerasi ini diiringi dengan tuntutan perbaikan kepada seluruh pegawai Kemlu, khususnya pada aspek kinerja. Berdasarkan panduan Peraturan MenPAN & RB, pemberian tunjangan kinerja akan dikaitkan dengan kemajuan/capaian dalam Reformasi Birokrasi Kemlu. Oleh karena itu, Kemlu harus fokus pada upaya Reformasi Birokrasi ini.

Sejauh mana kesiapan Sistem Administrasi di Kemlu dalam menunjang  program Reformasi Birokrasi ini?
Saat ini Kemlu tengah merancang Sistem Administrasi yang mampu menunjang program Reformasi Birokrasi, berikut perangkat pendukungnya, termasuk didalamnya regulasi dan anggaran pendukungnya. Kesemuanya itu sudah harus siap operasional sebelum tunjangan kinerja dapat diberikan.

Sejauh manakah komitmen Pimpinan terhadap pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Kemlu? Dan apa bentuk kongkrit dari komitmen tersebut?
Komitmen Pimpinan Kemlu terhadap pelaksanaan Reformasi Birokrasi ini sangat jelas dan tinggi. Dimana dalam hal ini telah dibentuk Panitia Pengarah (Menlu dan seluruh Eselon I) dan juga Panitia Pelaksana (Sekjen dan Eselon II ke bawah) sejak Januari 2011. Disamping itu juga telah dilakukan pertemuan intensif dengan KemenPAN & RB selaku Tim Reformasi Birokrasi Nasional dibawah pimpinan langsung Wakil Presiden RI.

Reformasi Birokrasi Kemlu merupakan pekerjaan besar dan mendasar yang memerlukan kebersamaan, jiwa reformis, motivasi yang kuat, kemauan kerja yang besar dan daya tahan yang tinggi, sehingga visi Reformasi Birokrasi Nasional, yaitu “Menciptakan Pemerintahan Kelas Dunia” dapat tercapai pada tahun 2025.[]